【IT 觀點】雲端專案不可或缺的重要步驟

| ezone.hk 編輯部 | 09-10-2023 12:07 | |
【IT 觀點】雲端專案不可或缺的重要步驟

對於大多數人來說, 成功的 IT 專案可以定義為有效地管理項目進度、預算、範圍、品質、建立專案團隊架構、獲得持份者的支持等等。 這些無疑都是非常重要的考慮,但大部份時間,IT 專業人員匆忙進入一個專案之時忘記了一個基本但非常重要的元素 ——IT 專案的成功具體上是什麼樣的?

啟動專案階段

對於一個雲端項目, 如何定斷項目最終是否成功在不同階段也非常重要。 在專案啟動之前,即在專案獲得批准和撥款階段,許多企業都會進行商業案例/投資回報率(ROI)分析,只有超過某個ROI閾值的專案才會獲得批准。

投資回報率的「投資」部分通常包括雲端科技年度訂閱和一次性系統設置成本。 「回報」部分就是業務洞察力和創造力的用武之地。 為了方便說明,我們將以人力資源招聘系統作為舉例。 首先闡明招聘系統的相關指標和優勢:

優勢
一: 提高招聘團隊的效率
二: 縮短職位空缺的填補時間
三: 優化求職者的體驗
四: 提高求職者的素質
五: 提高內部調派率
六: 減少使用獵頭公司

明白了以上六個優勢之後,下一步驟就是考慮是否能夠量度並且以銀碼來量化優勢,務求可以將專案的實際利益向用家及持份者清楚說明。優勢三和優勢四 (提高求職者的體驗和素質)通常難以衡量和量化。 另要留意的是,項目團隊需要考慮公司的現況以配合抓緊優勢,例如是否在大量招聘或進行員工再培訓計劃;同樣重要的是要考慮優勢是否具有可觀的回報 ,例如能否降低使用獵頭公司的支出。

一般而言,當人力資源團隊執行項目, 慣性期望提高自身團隊的效率。 但是人力資源團隊應該充分考慮其他持份者, 擴闊成效的定義, 考慮項目對整個企業帶來的得益, 而不是只顧一兩個部門所得的優勢。這樣ROI就不是一個減少人手的藉口,而是一個增加效率的工具。

將優勢與現況相比之下看出的情況:

優勢 現實考慮
一: 提高招聘團隊的效率 財務影響小
二: 縮短職位空缺的填補時間 對公司帶來實際正面影響
三: 優化求職者的體驗 難以量化
四: 提高求職者的素質 難以量化
五: 提高內部調派率 對公司帶來實際正面影響
六: 減少使用獵頭公司 對公司帶來實際正面影響

在這個假設的情況下,最終選擇優勢二 、五、六進行 ROI 分析。

項目實施階段

假設專案的預算獲得批准和持份者的支持並開始實施, 投資回報率過程中確定的優勢和目標繼續發揮重要作用。 對於「提高內部調派的效率」的系統功能,例如內部職位發佈和內部推薦,團隊應調查和部署。

在實施項目期間,當出現無法複製現有流程,許多雲端系統施專案都會偏離軌道, 問題在於雲端系統與在地(on-premise) 系統各有優勢,團隊應該抓緊雲端優勢,避免堅持麻木複製在地系統的流程。 在這種情況下,清楚明白之前定落的項目目標是關重要 ,如果流程設計團隊從開始已經清楚了解總體項目目標,並找機會簡化流程,例如減少審批步驟, 就不會出現偏離軌道情況。

部署和採用階段

對於人力資源團隊來說,專案不會隨著系統上線而結束。為企業成功帶來營運優勢才是實際終點,為了證明新系統帶來的正面營運影響 ,項目團隊應該衡量及比較之前ROI定下來的成功基準,而這需要在系統上線及項目通訊之前進行。 記錄項目上線之前的營運基線是許多項目團隊遺忘的步驟,部署系統後通常無法重新量度基線,例如與用戶體驗相關的數據。

項目團隊應制定一個時程表,每年或更頻繁地量度指標並宣傳優化的進度 。 除了為專案團隊顯示內部「成功」之外,這也是一種有效的變更管理技術。 創建一個良性循環,實現改進,然後進行溝通,說服更多用戶採用新系統和流程,從而產生更多的優化和好處。

總結

總括而言,確定和衡量專案成功指標和目標有助開發投資回報率/業務案例並有利推進專案。 有明確的目標也能夠將系統實施過程中需要關注的重要事項明確化。 最後,衡量成功指標有助專案團隊進行變更管理和溝通成功專案。

(作者為 SAP 香港人力資源卓越中心主管 Francis Chan (陳寧)。以上內容純屬作者個人意見,並不代表本網立場。)

Source:ezone.hk

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