不少打工仔都識得《Microsoft Office》的基本操作，當中以《Word》最為常用。若要製作一份 Soft Copy 文件，相比打印版本要使用的技巧及功能將會更深入，不單式樣要整齊，內置格式亦不能出錯。ezone.hk 教授以下 8 式進階技巧。
Skill 01 合併列印文件
若需經常向不同收件者發送內容相同的信件，以人手更改收件人的資料，例如姓名、地址、公司名稱等，實在費時失事。透過「合併列印」功能，便可從《Excel》、《Access》、網頁等作為資料庫來源，自動製作收件人專屬的信件，減省大量重複工序。
Step 01
首先，用戶應開啟文件的範本，再轉到上方的「郵件」分欄，並在「啟動合併列印」選擇「信件」。
Step 02
若要在現有資料庫匯入，從「選取收件者」內點擊〈使用現有清單〉，便能讀取上述的資料庫。
Step 03
在文中選取要自動填入資料庫內容的項目，並在上方點擊〈插入合併欄位〉鍵，便可從資料庫選擇相應的欄目。
Step 04
最後，點擊〈完成與合併〉鍵後，再選擇「編輯個別文件」，以及在「合位記錄」設定為「全部」，便能製作出多封致不同收件人的專屬信件。
Skill 02 自動更新報表
製作《Word》文件時，有時候會與匯入《Excel》的報表，但當更新報表後，往往又要重做一次。其實，《Word》可與《Excel》聯動，當更新《Excel》的內容時，《Word》文件可以隨之自動更新，只要按以下方法設定即可。
Step 01
用戶開啟《Excel》檔案後，可如常選擇任何內容，並選擇複製。不過，在貼上到《Word》時，應選擇「連結並保持來源格式設定」。
Step 02
當來源的《Excel》檔案有更新時，在文件內的相關報表中點擊右鍵，再按〈更新連結〉便可自動更新資料，毋須再次手動處理。此外，即使沒有建立表格，只要相關資料是在相同項目內，程式亦能自動辨識。
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Skill 03 資料自動排序
雖然製作大規模的資料庫時，大多會用上《Excel》，但如果使用《Word》進行記錄，其實同樣可使用自動排序，加快搜尋速度。
Step 01
用戶應將相關的資料分成獨立的段落，然後選取要進行排序的內容。
Step 02
只要選擇要排序的項目後，從程式上方的「段落」內點擊〈排序〉鍵，然後便可選擇按筆劃、日期、數字等條件，自動重新排列。
Skill 04
建立字句快捷鍵
在公司製作文件時，公司名字、地址、電話等項目都是經常要重複輸入的資料，使用「自動校訂」功能，便可在輸入特定字詞時，替代成指定句子，節省重複輸入的時間，以及減低出錯的機會。
Step 01
從「檔案」→「選項」中，用戶可以找到〈自動校正選項〉，便能進入設定頁面。
Step 02
在「自動取代字串」內，從「取代」輸入快捷字句，然後在「成為」輸入目標字串，日後便可自動輸入。
Skill 05 保持字形式樣
若在製作文件時，有使用非系統內置的特殊字形，當使用另一部電腦開啟時，若沒有相關字形，便會以內置字形取代，影響觀感。只要使用「內嵌字形」功能，便可將特殊字形結合到檔案內，日後任何電腦開啟檔案或列印都能保留原來式樣。
Step 01
從「檔案」→「選項」中，轉到「儲存」頁面，在下方便可找到「在檔案內嵌字形」選項。
Step 02
建議設定「只嵌入文件中使用的字元」，否則電腦設有眾多字形時，會令檔案體積大增。
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Skill 06 隱藏段落標記
Step 01
在表格內箭頭符號將佈滿全頁，只要到「檔案」→「選項」→「顯示」內，取消勾選「段落標記」。
Step 02
設定後文件的頁面將會變得更加簡潔，閱讀時更加輕鬆。
Skill 07 快速合併文件
當製作團隊報告時，往往都會每人負責一部分，然後再結合內容，若使用複製及貼上功能，很容易造成混亂。其合併文件的方法可將多份文件結合，並能保留原有格式。
Step 01
首先，用戶應建立一份全新空白文件，然後在工具列上點擊「插入」，並在「文字」欄目內點擊〈物件〉，再選擇「文字檔」。
Step 02
各個檔案將會自動匯入，並按照檔案名稱排列。若用戶對排序有要求，建議事先更改檔案名稱。
Skill 08 設定文件保護
商業文件經常會用到 PDF 格式，其中一個原因是它的瀏覽特性，用戶毋須使用《Office》都可開啟。目前不少第三方電腦或手機程式已可支援《Office》，因此轉換成 PDF 的需求有所降低，若擔心文件檔案被隨意修改，可為它加入修改限制，甚至是使用密碼才能開啟。
Step 01
若要設定密碼，只要從「檔案」→「資訊」內，點選「保護文件」→「以密碼加密」，只要有正確密碼才能開啟文件。
Step 02
若文件供任何人閱覽，但不希望被修改，則可從「校閱」內點擊〈限制編輯〉，從右方側欄能設定可供修改的內容，或者完全不能修改。
Source：ezone.hk