Microsoft Excel（MS Excel）微軟試算表是上班族與學生族常用的熱門辦公室軟件，用作記錄及分析資料，製作資料庫及圖表，處理大數據一流。MS Excel 其實好易用，打開一張 spreadsheet，在資料格輸入資料，儲存起來就創建了一個資料庫。如果懂得以下 5 個基本技巧，你會知道原來 MS Excel 還有更多可能性，在輸入資料的時候可以有更多變化，更實用！
無論是打工仔，或者學生都常常要用到 Office 三寶 Excel、Word 及 PowerPoint，處理各式各樣的文件或簡報。當中 MS Excel 的功能有很多，除了能透過各種公式，快速整理表格內的資料外，其實還可透過一些設定，將表格直排變橫排，又能以中文字排序，在某些情況又能合併資料格，立即顯示出需要用到的資料。今次，ezone.hk 就教大家 5 個必學的 Excel 技巧，讓大家整理表格時更輕鬆。
5 大 Excel 必學技巧
以下介紹的 5 個 MS Excel 實用技，通用於 Google Sheets；以下使用 Google Sheets 示範。
Excel 必學技巧｜1. 直排變橫排
在 spreadsheet 上用「直排」輸入了一堆資料，你那朝令夕改的「腦細」，突然要你使用「橫排」顯示資料，令你要重新輸入一次，非常沮喪？別傻！毋須重新輸入啊！spreadsheet 上其實有一個「直橫轉置」功能選項，讓你輕鬆快捷地就把資料由「直排」轉為「橫排」顯示呢！
Excel 必學技巧｜2. 中文字排序
別以為只有英文才可以排序，中文字都可以按筆劃多少而順序或倒序排列。在Excel中進行中文字排序主要依賴於Unicode編碼順序，但也可以根據特定需求調整排序規則，方法如下：
如想把圖中的姓氏，按筆劃由多至少排列，先選取想做排列的「姓氏資料格」。
揀「sort range by column B, Z -> A」，即可把姓氏按筆劃由多至少排列；如果想由少至多，則揀「A -> Z」即可。
隨後，姓氏排序按筆劃由多至少排列了。
Excel 必學技巧｜3. 合併資料格
在Excel中合併資料格是一項常用的操作，以便於進行格式設定或是簡化表格的布局。如果想把兩個或以上的資料格合併，只要用「&」就可以！完整 formula 如下：
假設你想把 B2（香港）、B3（經濟日報）、B4（集團）的資料格內容合併起來，變成「香港經濟日報集團」。
在 C6 資料格，輸入 =B2&B3&B4
用「&」可以合併兩個或以上的資料格，如圖中就把 B2、B3、B4 共三個資料格的內容合併起來，放到C6，公式是：=B2&B3&B4
C6便將 B2、B3、B4內容合併起來了。
Excel 必學技巧｜4. 鎖定資料格
對於需要寫 formula 公式函數的你，應該知道整個 spreadsheet 試算表的資料格都是 realtive 相對的。換言之，當你把 formula 移到不同的資料格，formula 裡所需要的資料格位置也會變更。
如果想把 formula 裡的資料格位置保持不變，你需要用「$」符號。
例如想在 C2 資料格出現 B2 資料格除以 B5 資料格的答案，數式就要輸入「＝B2/＄B＄5」，這樣複製到 D3，數式就會自動變成「＝C3/＄B＄5」，即分母保持不變。
如果在 C2 輸入的是「=B2/B5」，當把 C2 複製到 D3，數式會變成「=C3/C6」，分子分母都改變了。
Excel 必學技巧｜5. 認識 formula 亂碼
輸入公式時，可能出現下列看似亂碼的文字，其實每串亂碼都有意思，只要看懂並修正，就可以順利解決。
亂碼：#DIV/0!
原因：公式中的除數為 0 或為空白值，如 500/0
解決：避免除數為 0 或空白，或使用 If 等函數控制
亂碼：#NULL!
原因：使用不正確或沒有相交集的範圍運算
解決：修正範圍運算
亂碼：#NUM!
原因：公式中使用不正確的參數，或公式結果的值太大或太小
解決：逐步修正公式中的錯誤
亂碼：#NAME?
原因：在公式中使用了 Excel 不能辨別的文本或運算範圍時，產生錯誤值
解決：檢查名稱，找出並修正公式中的錯誤
亂碼：#REF!
原因：公式引用的欄位被刪除或是欄位中有誤
解決：修正欄位中的錯誤，或點選上一步復原正確的狀態
亂碼：#VALUE
原因：
1. 公式中本該數字與數字運算，卻將數字與文字運算，造成錯誤
2. 公式本該引用單一數值，卻不小心引用了一個區域
解決：
1. 修改公式中的文字格式，輸入正確數字
2. 修正公式為引用區域的函數，或修正引用的區域為單一數值
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Source：ezone.hk